わたしはかれこれ10年近くEvernoteを使用し、最近ではNotionも使っています。
紙にメモをとることもありますが、保存して見返すのはこれらのノートアプリです。
使ってみたけれど、うまく使いこなせず放置した、という人が多いので、初心者さんでも失敗しないEvernoteをつかいこなすコツをお伝えします。
Evernoteの中のフォルダーの呼び名
パソコンなどのデータをフォルダーを作成して保存するときに、フォルダーの中にさらに子フォルダーを作ることがあると思います。入れ子式に、データを階層化していくことができます。
パソコンでは、どの階層も、『フォルダー』と言いますが、Evernoteでは、階層別に『スタック』『ノートブック』『ノート』と３つの階層にそれぞれ名前が付けられています。
スタック＞ノートブック＞ノート
ノートブックを先に用意する
検索機能が秀逸なEvernote。検索窓から、題名やキーワードを入れるだけで、作成したノートを引き出せることが多いです。
でもデジタルのデータは、実在するモノとして存在を確認できない形態ですから、「どこかに入っている」だけでは、暗闇でゴソゴソ手探りでモノを探すような不安がありますね。
同じテーマのものは1つのフォルダーにまとめて、一覧で見られる状態にしましょう。
そのために、保管したいデータのノートブックを先に作成しておきます。
【お仕事】・顧客リスト・イベント企画・資料・進捗状況・カルテ・スキャンした書類など
【プライベート】・重要な個人情報・アカウント管理・持ち物リスト・タスク管理・交際の記録・医療の記録・趣味の資料・写真・出来事の記録など
お家にある書類のファイルやバインダーをそのままノートブック名にするとよいですね。
これらが、手のひらのスマホで全部確認できると、ほんとうに便利ですよ。
ノートデータの管理はものの収納とおなじ
お家のモノを収納するときに、キッチンで使う道具はキッチンに置きます。
キッチンでも、水回りにあると便利なもの、コンロのそばにあると便利なもの、冷蔵庫で保存するもの、など、目的や場所によって、アイテムがそれぞにれありますね。
Evernoteを使うときも、整理収納的なマインドが役に立ちます。
キッチン＞食器棚＞お茶碗、お椀、カップ、大皿、小皿など。
これは整理収納的に言い換えると、
大分類＞中分類＞小分類
という考え方になります。
大分類がスタック、中分類がノートブック、小分類がノート、というふうに考えて、まずはノートの入れ物であるノートブックを作成することをおすすめします。そうするとEvernoteの中が整います。
私はピアノ教師ですので、たとえば『発表会』というカテゴリーの分類方法は、
発表会＞2024発表会＞生徒プログラム、会場の設営方法、スタッフ連絡事項、演奏動画、など
となります。
Evernote初心者さんは、ノートブックとノートで管理
わたしのEvernoteは、15000以上のノートが入っています。
経験上、１つのノートブックに入れるノートは、300以下をおすすめします。
できたら、100以下が望ましいです。ノートが多すぎると、ノートブックが開きにくくなります。
作成したノートブックからスタックを作ることができます。
初心者さんは、３階層のスタックがあまり必要ないので、まずは、ノートブックとノートで、データを管理しましょう。
ノートが100を超えてきたら、必要に応じてスタックを使うとよいでしょう。
楽しく便利なEvernoteを使ってみてください。
わたしは、教室運営や家事とお仕事の両立に便利な、Evernote・Notion・GoodNote6など、デジタルアプリのレッスンもしています。
ご興味があられましたら、お気軽にお問い合わせください。
神戸北町のしばたピアノ教室 柴田 幸代